Smart Thing #20 – Waarom al die post-its?

Het communicatievakgebied is constant in beweging. Innovaties volgen elkaar in rap tempo op. In deze rubriek aandacht voor innovatieve ideeën binnen de communicatie. Dit keer neemt Mariëlle Roozemond ons mee in hoe je agile in je studie kunt staan.  In een serie van drie artikelen daarom een paar handvatten waarmee je als student jezelf helpt om zoveel mogelijk agile ervaring op te doen binnen je studie. In het eerste artikel kwam aan bod hoe je jezelf scherp houdt om op twee fronten iets totaal nieuws te leren. In het tweede artikel stond de rol van Scrum Master centraal en in dit derde artikel gaan we in op het waarom achter die typische scrum rituelen.

Door: Mariëlle Roozemond, docent Communicatie en agile MarCom coach

Omdat agile werken zoveel nieuwe handelingen vraagt, is de neiging groot om je op al het zichtbare te richten. Het maken van de sprint backlog, het pokeren, de taken op het scrumbord, het doen van een retrospective. Je team krijgt ondersteuning van de docent die erop let dat je de rituelen op de juiste manier uitvoert, en als het goed is krijg je ze met elkaar steeds beter onder de knie. Maar die zichtbare, geritualiseerde handelingen dienen een doel, ze zijn op zichzelf niet het doel. Je zult er dus voor moeten zorgen dat je op gezette tijden verder kijkt als team, voorbij de rituelen naar de bedoeling er achter.

Details dwingen interactie af
Lange tijd heb ik gedacht dat agile een manier was om IT-projecten uit te voeren. Tot ik me er zeven jaar geleden echt in ging verdiepen en van een grondlegger leerde dat agile in essentie een interactiemodel is. Het gaat om een set van werkwijzen en afspraken, zodat een stel mensen met verschillende inbreng op de juiste tijd met elkaar werken aan de juiste oplossingen. Al die gedetailleerde handelingen, de post its, het jargon, de rollen, dwingen de teamleden om steeds weer al het werk en alle aannames daarin op tafel te leggen en van daaruit een gezamenlijk resultaat op te bouwen. Als het goed is, gaat het vliegwiel dan werken en ontstaat er een positieve onderlinge vibe waarin heel veel werk verzet wordt.

Scrum heeft iets genadeloos
Deze positieve onderlinge vibe had ik wel al eerder ervaren binnen een team van marketing- en communicatiecollega’s. Maar op de een of andere manier ontbrak-ie vaak als we projecten met andere afdelingen uitvoerden. Het bleek dan lastig om alle ruis uit de onderlinge communicatie te halen en verwachtingen over en weer klopten vaak niet. Het is door deze mindere ervaringen dat ik een echte agile believer ben geworden. Want man, man, man, wat maakt het een verschil of je een project traditioneel aanpakt of met een agile raamwerk zoals scrum. Scrum heeft iets genadeloos: de transparantie en het continue teamwerk zorgen ervoor dat dingen die niet duidelijk zijn steeds blijven terugkomen. Net zolang tot iedereen in het team precies weet hoe het zit. Dat doet wonderen voor het onderlinge vertrouwen. En zoals je uit je eigen ervaringen met groepsopdrachten weet: een hoog onderling vertrouwen zorgt volautomatisch voor een goede sfeer.

Nijlpaarden onder het tapijt
Check met je team of je deze vibe ziet ontstaan. Als ‘ie ontbreekt, dan is het aan het teamlid met het meeste gevoel voor verantwoordelijkheid om dit aan de orde te stellen. Zeker als het team verder alles keurig in het scrumproces uitvoert zoals het hoort. Het is waarschijnlijk dat er dan toch enkele nijlpaarden onder het tapijt zitten die hoognodig benoemd moeten worden. Een team van vijf mensen dat geen team is, maar bestaat uit een koppel en een driespan. Of onuitgesproken verwachtingen naar elkaar. De scrum rituelen dienen ervoor om dit soort moeilijke situaties voor te zijn, maar als ze dan toch ontstaan is het vaak simpelweg genoeg om het tapijt op te tillen, de nijlpaarden aan te wijzen, het met elkaar eens te zijn dat het inderdaad om nijlpaarden gaat, en met elkaar vast te stellen of het wenselijk is dat nijlpaarden deel uit maken van het team. Scrum heeft hiervoor een geschikt moment voorzien. Inderdaad, het retrospective ritueel aan het eind van iedere sprint. Zodat je de volgende sprint op een vertrouwdere voet met elkaar begint en weer echt naar elkaars inbreng luistert bij de sprintplanning.