Uitgelicht – De stress van het organiseren van een event

Stress, wij denken allemaal wel te weten wat dat is. Stress voor een tentamen, stress voor een deadline. Als studenten hebben wij er allemaal mee te maken, maar geloof me: je weet wat pas wat stress is wanneer je een half jaar lang bezig bent met het organiseren van een evenement.

Door: Jessica Hasnoe

Toen wij er net aan begonnen dacht ik bij mezelf, ‘dit doe ik wel even, dat is zo gepiept’. Wat had ik het mis. Bij het organiseren van een evenement komt er zoveel bij kijken, het is niet iets wat je zomaar even doet. Tenzij je een bejaardenbingo organiseert, hoewel dat ook nog best lastig kan zijn omdat je die oudjes ook nog moet overhalen om mee te doen omdat je ‘geweldige’ prijzen hebt.

De zoektocht naar sponsoren
Ons event begon in eerste instantie met een heleboel gekibbel, maar wat wil je als vijf meiden een event moeten organiseren. Na een paar weken van gekibbel en gediscussieer kwamen er drie concepten op de tafel. Het is de opdrachtgever die uiteindelijk de knoop doorhakte en koos voor een event dat past bij de organisatie. In ons geval was dit een Open Mic avond. Toen wij eenmaal wisten wat voor soort event het zou worden konden wij pas echt aan de slag, zoals het zoeken naar een locatie, sponsoren, artiesten en ga zo maar door. De locatie was er, Plan C in Rotterdam, en wat een geluk dat we de locatie gratis tot onze beschikking hadden. Vervolgens begon de zoektocht naar artiesten die wilden deelnemen en ik kan je zeggen: dat is nog best moeilijk. Wat nog moeilijker was, was het zoeken van sponsoren. Voor ons was dat dan ook eigenlijk een gevalletje kansloos. Geld geven aan vijf studenten, nee dat doet niemand en dus kozen we voor een andere aanpak door te vragen in goederen. Dit ging best goed. Uiteindelijk hebben we de locatie gesponsord gekregen, het welkomstdrankje, wat versnaperingen (borrelnootjes & chips) en hebben wij een tegoedbon mogen weggeven.

Komt allen!
Inmiddels waren de artiesten ook al geregeld en hadden wij van iedereen een schriftelijk akkoord, maar dan komt het. HOE KRIJG JE MENSEN NAAR JE EVENT!? Ik denk dat wij onze familie en vrienden gek hebben gemaakt met al onze berichten op de eventpagina en met het aandringen om nou eens een kaartje te kopen!

Op 19 januari 2017 was het dan zover. Voordat het event begon hadden wij nog een laatste scrumsessie, daarna kon het echt werk beginnen. Alles klaarzetten, het doorlopen van de taken en alles voor een laatste keer testen en hopen dat er genoeg mensen komen. Cause let’s be honest, dat was onze grootste angst, dat er niemand zou komen. Tuurlijk hadden wij wel wat kaartjes verkocht, maar je weet het nooit.

No stress, we got this
Toen het event echt begon was het nog een beetje aftasten. De eerste mensen wandelden binnen en werden ontvangen met het welkomstdrankje een ‘virgin strawberry daiquiri’ (die overigens mierzoet was door al de suikerstroop die we erin hebben gegooid). De artiesten begonnen met het soundchecken en ondertussen kwamen er steeds meer mensen binnen. Om 20:00 uur was het dan zover, het ging nu echt beginnen. Het begon met een welkomstwoord en het voorstellen van de stichting. Daarna kon de show beginnen. De eerste artiest kwam op en iedereen was aan het genieten. Totdat wij een belletje kregen dat de tweede artiest in de line-up hoge griep had en niet meer kon komen. No stress, we got this, in overleg hebben de line-up omhoog geschoven en werd het kleine probleem verholpen zonder dat iemand doorhad dat er eigenlijk iets miste. De avond verliep verder vrijwel vlekkeloos, met een opkomst van 100 man en een hoop gezelligheid. De sfeer zat er goed in, de drankjes vloeiden rijkelijk en men genoot van de muziek. Aan het einde van de avond zijn wij nog stiekem even naar de opdrachtgevers toegegaan om te vragen wat ze er eigenlijk van vonden en zij waren in ieder geval hartstikke tevreden. En wij?! Wij waren supertrots op wat wij hadden neergezet en stiekem waren we ook wel een beetje blij dat wij er vanaf waren.

Tip!
Nog een tip die ik jullie wil meegeven: communication is key! Als er gezeur is binnen de groep pak dat gelijk op, ga in gesprek met elkaar en los het op. Irritaties binnen een team zullen je evenement niet ten goede komen, sterker nog het zorgt voor frictie binnen de groep. Praat met elkaar en gil af en toe even keihard dat je gek wordt, maar pak het daarna weer op en ga verder. Want echt waar, je wilt niet dat je evenement faalt, omdat je het als groep maar niet eens kon worden. Dit is niet een tentamen waarvan je denkt ‘ooh ik herkans het de volgende periode wel’. NOPE! Dit is een project van een half jaar met een échte opdrachtgever, dit mag je niet verprutsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst.

Plaats een reactie

Door: Kim Stolk

Communicatiedocent x Content Geek
#communicatiegek #contentgeek #hotterdan #schrijven #mode #bloggen #instagram #hardlopen #susanbijl #katendrecht #spotify #monocle #rotterdam