Uitgelicht – Communicatie in tijden van versnelling

Zo’n een of twee keer in de maand organiseert onze beroepsvereniging voor communcatieprofessionals, Logeion genaamd, bijeenkomsten om vakgenoten te inspireren of uit dagen. In ieder geval staan ze garant voor het bijspijkeren van kennis als het om nieuwe ontwikkelingen gaat. Hoe leuk is het als je door je stagebedrijf gevraagd wordt om een van deze bijeenkomsten te bezoeken. En zo kwam het dat Alma Botic de masterclass bezocht van Rini van Solingen, de specialist als het gaat om om agile werken.

Door: Alma Botic

Dat onze maatschappij verandert en versnelt, daar is iedereen het over eens. Dat je daar als communicatieprofessional op moet inspelen ook. Maar hoe doe je dat? Hoe krijg je daarin ook je organisatie mee?  Kortgeleden bezocht ik een bijeenkomst van Rini van Solingen die naar mijn idee een passend antwoord klaar heeft op deze uitdaging: agile werken. De grote vraag: hoe ziet hij dat voor zich? Maar ook: hoe kan ik dat later aan mijn baas voorleggen, zodat ie ook er zich ook hard voor maakt.

Rini van Solingen is een spreker en auteur van het boek ‘Agile’. Hij wordt welkom geheten door niemand minder dan Betteke van Ruler en weet met een kleine dosis humor de zaal voor zich te winnen. Iedereen ontspant. Het voelt niet langer als een ‘hij-ons’ verhouding, maar veel meer als een ‘wij zijn in gesprek om elkaar te helpen’ dynamiek. Samen met een collega zit ik braaf op de eerste rij en luister.

Van simpel naar complex en chaotisch
Rini vertelt dat er veel verandert in de samenleving. Situaties verschuiven. Vroeger was alles min of meer simpel en overzichtelijk. Tegenwoordig voelt de wereld veel complexer aan. Deze situaties brengt hij in kaart aan de hand van twee onderdelen: het ‘hoe’ en het ‘wat’. Als er binnen een situatie veel zeker is over ‘hoe’ en ‘wat’ dan is een situatie simpel. Hoe meer onzekerheid er optreedt, hoe meer we in de hoek van een complexe situatie terechtkomen. Situaties kunnen zelfs uitlopen op complete chaos en dan is alles onzeker. Dat komt gelukkig niet zo vaak voor en heeft veel meer met crisiscommunicatie te maken. Maar goed, hoe houd je dergelijke snelle veranderingen nu bij, zeker als communicatieprofessional. Aan de hand van een zelf geschetst model probeert hij ons uit te leggen dat we situaties op verschillende manieren kunnen aanvliegen. Situaties met veel zekerheid kunnen door middel van een stappenplan uitgewerkt worden naar een conclusie en/of advies. Als er onzekerheid is, moet je echter eerst inkaderen wat wel zeker is en zo stap voor stap te werk gaan om meer zekerheid te krijgen.

De duikboot en de dolfijn
Om meer grip op de thematiek te krijgen brengt Rini ons in contact met zijn tweede zelf getekende model. Hierin komt het agile werken goed naar voren. Hij vergelijkt de situatie met een dolfijn en een duikboot. Goed gekozen natuurlijk, want nu zal ik dit nooit meer vergeten. Door te werken als een duikboot werk je niet in korte cycli, maar duik je het water in na het binnenkrijgen van een opdracht. Als de opdracht binnen is en de aanleverdatum over een jaar plaatsvindt, is de organisatie met haar duikboot 350 van de 365 (of 366 bij een schrikkeljaar) dagen nergens te bekennen. Opeens komt de duikboot de laatste tien dagen weer boven water drijven om zich daarna helemaal uit de naad te werken voor het eindresultaat. Iedereen in de zaal kan zich hier stiekem wel in herkennen ondanks de grote stilte. De dolfijn werkt daarentegen op een andere manier. De dolfijn komt zoals de echte dolfijn vaak boven water en maakt korte sprongetjes. Als de dolfijn in het begin de opdracht krijgt, weet de dolfijn dat hij in korte periodes gaat werken. Elke keer dat de dolfijn boven water komt, levert hij iets aan en krijgt de dolfijn feedback. Als het einde in zicht is, heeft de dolfijn geen stress, omdat bijna 90% van het werk al gedaan is. Dit is dus agile werken.

Zorg voor zekerheid door te experimenteren
Als je doorhebt dat werken als een dolfijn inderdaad meer voordelen kent, is het alleen nog een kwestie van toepassen. Door veranderingen die elkaar in grote snelheid opvolgen zorgen vaak voor een onzekere situatie. En dan is het handig om er als een dolfijn achter te komen wat je wel zeker weet. Als je dat veilig hebt gesteld, kun je op zoek gaan naar de onzekerheid en experimenteren. Door middel van de feedback die je krijgt, zorg je ervoor dat de onzekere omstandigheden zekerder worden. Uiteindelijk weet je – wanneer de dolfijn voor de laatste keer boven komt drijven – dat je het meest optimale resultaat hebt behaald.

Na afloop is er tijd voor de borrel en kunnen we Rini van Solingen nog even persoonlijk onze vragen stellen. Ongelooflijk hoe iemand met zo’n vergelijking iets zo makkelijk en duidelijk uit kan leggen. Ik denk dat iedereen aan hem zal blijven denken tijdens het scrummen. Voor jou geen leven in duikboot, jij gaat verder als dolfijn!

Wist je dat er ook een Young Logeion bestaat? Neem eens een bezoekje op de site. Voor studenten en jonge professionals organiseren ze regelmatig events om te sparren over trends en ontwikkelingen in het vakgebied.