The big five – Tips to crack a case!

Op vrijdag 16 november nam Rose van den Hoven deel aan de Business Case Competition Day. In multidisciplinaire teams werd er gewerkt aan een uitdagende case. Het zijn complexe situaties die om creatieve oplossingen vragen. Je kunt het je misschien niet voorstellen, maar voor sommigen is dit zelfs gewoon hun baan. Een mooie ervaring! Daarom deelt Rose met jullie de Big Five Tips To Crack A Case.

1. Vertrouw op elkaar
Expertise, vertrouwen, eerlijkheid en verantwoordelijkheid. Vier woorden die de kern vormen van een goede samenwerking. Wellicht wat voor de hand liggend, maar bij het oplossen van een probleem kan de samenwerking de doorslag geven. Benut elkaars expertises en nog belangrijker: vertrouw op elkaars werk. Problemen zijn er om zo snel en effectief mogelijk opgelost te worden. Je hebt dus geen tijd om elkaars werk grondig te controleren. Daarbij is duidelijke communicatie key. Wees open naar elkaar toe en neem de verantwoordelijkheid voor de taken die je oppakt.

2. Ga slim om met de tijd
Een grote valkuil bij het oplossen van problemen is dat er vaak te lang wordt stilgestaan bij het probleem. Uiteraard moet je dieper graven om bij de kern van het probleem te komen. Toch resulteert dit vaak in een brei van eindeloze analyses. En dat zorgt ervoor dat je in de laatste vijf minuten gehaast je half doordachte oplossing in een blanco PowerPoint template – die moet lijken op een professionele presentatie – in elkaar knutselt. Hoe goed je ook het probleem in kaart hebt gebracht, uiteindelijk draait het allemaal om de oplossing die je aanreikt. Zorg er dus voor dat je een verzorgde presentatie met overtuigende oplossing klaar hebt, voordat de stressvolle laatste minuten aanbreken.

3. Identificeer het probleem
Wanneer je case in handen krijgt zijn er twee manieren om deze te benaderen: scannend en grondig. Bij het scannen let je op titels en tussenkoppen en lees je de eerste en laatste alinea. Je stelt jezelf hierbij de W-vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom? Neem hier maximaal vijf tot tien minuten de tijd voor. Wanneer de grote lijnen duidelijk zijn, zoek je de verdieping in de interne en externe factoren. De welbekende SWOT-analyse. Bij het identificeren van het probleem is het van belang dat je onderscheid kunt maken tussen oorzaak en gevolg.

Een voorbeeld. Het probleem is dat het aantal Nederlanders met obesitas groeit. Je eerste – en logische – gedachte is waarschijnlijk dat dit komt door een ongezonde levensstijl. Maar er zijn meerdere oorzaken te benoemen. Denk aan de digitalisering, wat als gevolg heeft dat we steeds minder (hoeven te) bewegen. Dikwijls zie je dat het om meerdere oorzaken gaat. Het is dan van belang dat je de verschillende issues prioriteert op belang en urgentie. Door afwegingen te maken, haal je de kern eruit en kan er gefocust worden op een gepaste oplossing.

4. Prioriteer je opties en oplossingen
Omdat het om verschillende oorzaken gaat, zijn er ook meerdere oplossingen toepasbaar. Het prioriteren pak je op eenzelfde manier aan. Bepaal gezamenlijk een aantal criteria waaraan de oplossing moet voldoen en ga bij elke optie na of hier ook aan voldaan wordt. Uitvoerbaarheid zou in elk geval een van je criteria moeten zijn.

5. Ontwikkel een actie- en implementatieplan
Tot slot is het opstellen van een actie- en implementatieplan ontzettend handig om gericht te werk te gaan en overtuigend te presenteren. Daarbij kan het helpen om iedereen binnen het team een afdeling toe te wijzen: marketing, financiën, HR etc. Op deze manier zijn de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld en weet je bij wie je moet zijn voor een bepaalde vraag. Verwerk in je planning wat wanneer moet gebeuren en wat de bijkomende kosten zijn. Houd ook rekening met potentiële risico’s en bereid je hierop voor. Gouden tip: onderbouw je oplossing met cijfers. Het management is er dol op en wil graag het kostenplaatje zien. Pas op: laat geen cijfers zien, alleen om te laten zien. Zorg dat er een zorgvuldige berekening is gemaakt die gebaseerd is op feiten.

De bovenstaande tips helpen je op weg om een case sneller en effectiever aan te pakken. Natuurlijk is het ook een kwestie van uitproberen wat voor jou en je team het fijnst werkt. Ben jij net als ik geïnteresseerd in problem solving en zou je hier later zelfs je baan van willen maken? Dan is het Business Pressure Cooker Exchange Programme misschien wat voor jou. Een minor waarin je een half jaar lang continu werkt aan pressure cookers en verschillende lesmaterialen krijgt aangereikt om er steeds beter in te worden. En om je alvast een kleine impressie te geven, heb ik een mini-case voor jou. Misschien al bekend en anders veel succes! 

De Lincoln-case
Het probleem is als volgt: het Lincoln-monument (Washington D.C.) raakt steeds meer beschadigd vanwege wekelijkse schoonmaakbeurten met een agressief reinigingsmiddel.

Benieuwd maar de oplossing? Klik even door!