Big Five – tips voor een ‘vlekkeloze’ persconferentie

Zo’n dag, waarop de adrenaline door je lijf giert. 5 november was de dag dat studenten van de minor PR Creating Stories deelnamen aan de pressure cooker ‘Crisis, vanmiddag is de persconferentie’, verzorgd door Sterk Werk. Elke groep kreeg een levensechte crisiscase aangereikt, waarover zij einde middag de pers te woord moesten staan. Alle cases hadden betrekking op greenwashing, waarbij bedrijven zich duurzamer voordoen dan dat ze daadwerkelijk zijn. Uit deze leerzame dag vloeiden een aantal tips voort, die we graag met je delen.

1. Maak gebruik van de Ventieltechniek 
Ja, je leest het goed. Ventiel. Met een ventiel kun je gedoseerd ergens lucht uit laten lopen. Precies wat je met belangrijke boodschappen moet doen, aldus Dick van Gooswilligen van Sterk Werk. Voordat de persconferentie plaatsvindt kun je alvast enkele boodschappen verspreiden, om de schrikreacties tijdens een persconferentie te beperken. Je bereidt de stakeholders/toeschouwers als het ware al voor op de persconferentie. Dit is precies wat er ook gebeurt, voordat er een persconferentie van de overheid plaatsvindt over corona. Enkele belangrijke boodschappen worden al zorgvuldig ‘gelekt’ om het land voor te bereiden op wat komen gaat.

2. Benut die omgevingsanalyse
Neem de berichten die je via je socials of andere kanalen binnenkrijgt mee in je statement. Journalisten zien de berichten op social media ook voorbijkomen en zullen er zéker vragen over stellen. En dat hoeft dan niet meer als jij er aandacht aan besteedt. Je hebt door jouw reactie het kaf van het koren al kunnen scheiden. Wat is beslist een gerucht en op welke belangrijke vraag moet zeker een antwoord komen. Dat geeft duidelijkheid voor de journalist, maar indirect natuurlijk ook voor het grote publiek. En jij laat zien dat je weet wat er speelt in de ‘buitenwereld’.

3. Ken je publiek 
Crisiscommunicatie is echt een vak. Je bouwt als crisiscommunicatieteam voortdurend aan je kernboodschap, de Q&A, een factsheet enzovoort. Maar dan komt de persconferentie, draaien de camera’s en ga je live. Lukt het om dan het verhaal neer te zetten? Onze minorstudenten krijgen complimenten, omdat ze de kennis van de materie paraat hebben, praten in eenvoudige taal (ken je publiek!), en omdat ze gericht zijn op feiten, het proces én de juiste toonzetting. Docenten trots.

4. Toon compassie met gedupeerden
Wat alle groepen goed doen is in hun statement compassie tonen met de gedupeerden. Ook het instellen van een onderzoek is een veelgebruikte interventie. Belangrijk punt is wel om dit zoveel mogelijk uitgewerkt te presenteren. Dus laat nadrukkelijk blijken dat het onafhankelijk onderzoek is, welke partijen er deel van uit maken en wanneer de uitkomsten naar verwachting beschikbaar zijn. Dit biedt meteen duidelijkheid, je zet een stap naar voren.

5. Draai een crisis om tot kans
Een crisis is niet per definitie slecht nieuws. Als je als organisatie laat zien dat je transparant bent, dat je wilt leren van eventuele fouten of dat je heel proactief bent met je oplossing, dan kan het ook nog weleens goed nieuws betekenen. Bijvoorbeeld toen Mars besloot repen die ongeschikt waren voor consumptie om te zetten tot biogas. Mars geeft immers energie. Ook bij de persconferenties op school horen we één groep zeggen dat ze blij zijn dat deze informatie naar buiten is gekomen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst.

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.